Caratteristiche, funzioni e obiettivi della comunicazione aziendale

La comunicazione è alla base di molte delle attività più significative che la maggior parte delle aziende deve completare. Essa è così importante che la maggior parte delle organizzazioni, ad un certo punto del proprio percorso evolutivo, si renderà conto di non poter fare a meno di investire in quest’attività, sia attraverso la creazione di un team interno, sia eventualmente in modalità outsourcing.

La comunicazione aziendale svolge un ruolo molto importante ai fini della sopravvivenza stessa dell’impresa. E’, infatti, oggi considerata una leva strategica fondamentale per la creazione, il mantenimento ed il rafforzamento della fiducia  che viene ad instaurarsi tra le aziende e gli stakeholders.

In generale, la corporate communication ambisce a proteggere e a valorizzare l’immagine ma soprattutto la reputazione dell’azienda nel corso del tempo.

La comunicazione è così importante che la maggior parte delle organizzazioni alla fine raggiungerà un punto in cui si rendono conto di dover investire nella creazione di un team di comunicazione aziendale responsabile di queste varie attività.

Comunicazione aziendale: definizione

La comunicazione aziendale si riferisce al modo in cui le aziende e le organizzazioni comunicano con i vari pubblici interni ed esterni. Questi segmenti di pubblico includono in genere:

• Clienti;
• Dipendenti;
• Stakeholders, come ad esempio gli investitori;
• I media;
• Pubblica Amministrazione;

La comunicazione aziendale può assumere molte forme a seconda del pubblico a cui si rivolge. In estrema sintesi, la strategia di comunicazione di un’organizzazione consisterà tipicamente in:

• testi scritti (rapporti interni ed esterni, pubblicità, sito web, materiale promozionale, e-mail, comunicati stampa);
• Comunicazione verbale (riunioni, conferenze stampa, interviste, video);
• Comunicazione non verbale (fotografie, illustrazioni, infografiche)

Cosa serve per costruire una comunicazione aziendale forte

Ecco su quali elementi puntare per costruire una forte comunicazione aziendale.

Migliorare la brand awareness

In precedenza, le aziende si affidavano principalmente alla pubblicità per favorire la crescita della brand awareness. Tuttavia, il settore pubblicitario ha accusato un forte calo negli ultimi anni. Le persone sono sempre più capaci di ignorare i messaggi pubblicitari, piuttosto preferiscono informarsi ed assumere decisioni di acquisto in piena consapevolezza.

Non è semplice migliorare la brand awareness esclusivamente con la pubblicità. Un modo molto più efficace per attirare l’attenzione del pubblico è attraverso contenuti utili. In tal senso, anche i dipendenti dell’azienda possono giocare un ruolo importante, ad esempio sui social network.

Se 50 dipendenti di un’azienda condividono un articolo su Facebook e ognuno di loro ha mille collegamenti, potenzialmente è possibile raggiungere 50.000 persone, a costo zero. Si tratta, nulla più nulla meno, di una forma di passaparola che, da sempre, è lo strumento pubblicitario più potente.

Inoltre, molte persone, in particolare i più giovani, tendono a fidarsi più delle persone piuttosto che delle aziende. È molto più probabile che prestino attenzione a un tweet di un dipendente aziendale piuttosto che alla pagina ufficiale aziendale.

Una maggiore brand awareness si traduce in più contatti e maggiori ricavi. Pertanto, la comunicazione aziendale può avere un impatto diretto sulla crescita finanziaria di un’azienda.

Promuovere il coinvolgimento dei dipendenti

Il coinvolgimento dei dipendenti è un elemento vitale per il successo aziendale. La logica è davvero molto semplice: persone a cui piace il proprio lavoro ovviamente lavoreranno di più, lavoreranno meglio e saranno meno propense ad abbandonare l’azienda o a cercare nuove opportunità professionali. Inoltre, ispireranno e incoraggeranno i loro colleghi a fare lo stesso.

Le aziende che hanno alti tassi di coinvolgimento dei dipendenti, in genere, hanno una comunicazione interna di qualità. Esistono molti modi per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti attraverso la comunicazione aziendale. Uno di questi è la condivisione con il team degli obiettivi, della visione a lungo termine dell’azienda.

Altrettanto importante è incoraggiare le risorse umane ad esprimere la loro opinione e, perché no, anche le loro preoccupazioni su alcuni elementi di criticità o aree di miglioramento all’interno dell’azienda. Il confronto può contribuire a sviluppare conversazioni in grado di stimolare produttività, collaborazione e innovazione. Così facendo, i dipendenti si sentiranno ascoltati e maggiormente coinvolti, dunque saranno più propensi a contribuire al successo dell’organizzazione.

Incoraggiare l’innovazione

Le aziende che non innovano nel 21 ° secolo sono destinate a non sopravvivere o, comunque, a combattere solamente per realizzare profitti. Ma come creare una cultura dell’innovazione in un’impresa?

La comunicazione interna può stimolare l’innovazione in diversi modi, ad esempio tramite la condivisione della conoscenza. Prima che i dipendenti possano innovare, è fondamentale che siano informati sulle attività ed i progetti che l’azienda sta portando avanti nonché sulle dinamiche esterne del settore e gli sviluppi micro e macro economici.

Questa conoscenza aiuterà i dipendenti a elaborare idee e iniziative allineate alle le esigenze dei clienti e del mercato. Inoltre, è importante che vi sia l’opportunità tra i vari reparti aziendali di collaborare tra di loro. Le idee innovative richiedono il contributo di ogni reparto.

Attirare talenti

Il successo di un’azienda è e sarà sempre, in parte, legato alle capacità e alle qualità di chi vi lavora! Ma attirare i migliori talenti è un processo costoso e che richiede tempo. La comunicazione aziendale può velocizzare questo processo, sfruttando anche il passaparola di chi già lavora all’interno dell’azienda e ne è soddisfatto.

In questo modo, le persone che lavorano per l’azienda agiranno da veri e propri brand ambassador e potranno favorire la crescita dell’awareness impedendo all’organizzazione di destinare budget sbalorditivi agli investimenti pubblicitari.

Di cosa si occupa il dipartimento di comunicazione in un’azienda

Nella maggior parte delle organizzazioni, il responsabile della comunicazione si occupa della supervisione di un’ampia gamma di attività comunicative, tra cui:

• Media e public relations;
• Comunicazione di marketing;
• Crisis communication;
• Comunicazione interna

Media e public relations

Si riferisce al modo in cui un’azienda comunica con il pubblico in generale, compresi i media. Gli strumenti tipici di una strategia di media relation sono:

• Organizzazione di conferenze stampa, lanci di prodotti, interviste e sviluppo di materiali promozionali (banner, volantini, ecc.);
• Scrittura e distribuzione di comunicati stampa per ottenere copertura mediatica dai mass media;
• Monitoraggio delle notizie in cui l’azienda, i suoi prodotti o i dipendenti vengono menzionati;
• Elaborazione di un piano di comunicazione di crisi per combattere la disinformazione o un atteggiamento dei media troppo critico al punto da compromettere la reputazione aziendale

Comunicazione di marketing

Sebbene la maggior parte delle aziende faccia ancora differenza tra il reparto di marketing e il dipartimento di comunicazione, negli ultimi anni i confini tra i due hanno appaiono maggiormente sfumati. La strategia di comunicazione aziendale spesso influisce sulla strategia di marketing e viceversa.

Non è raro, quindi, che i membri del reparto comunicazione forniscano un contributo strategico ed operativo importante ai fini dello sviluppo di vari materiali di marketing dedicati ai clienti, tra cui:

• Email marketing;
• Brochure aziendale;
• Volantini;
• Newsletter;
• Testi del sito web;
• Landing page;
• Testi per i social media

Comunicazione di crisi

La comunicazione di crisi si riferisce alla strategia comunicativa ed ai messaggi che un’azienda propone di fronte a una crisi o un evento imprevisto che può danneggiare la sua reputazione o esistenza. In casi del genere, è responsabilità del dipartimento di comunicazione creare una strategia di crisis communication che può includere:

• Organizzazione di interviste o realizzazione di articoli in cui i membri dell’azienda possano metterci la faccia e raccontare la loro versione dei fatti;
• Consulenza ai manager dell’azienda per istruirli rispetto alla migliore strategia da utilizzare nel dialogo con i media;
  Attività finalizzate a proteggere la reputazione e a garantire il prosieguo delle attività produttive aziendali

In base alla tipologia di organizzazione, le crisi potrebbero essere scatenate da diversi fattori:

• Incidenti sul lavoro;
• Rivendicazioni dei dipendenti;
• Prodotti difettosi;
• Contenziosi giudiziari

Comunicazione interna

Oltre ad occuparsi della comunicazione aziendale esterna, chi lavora in questo settore spesso svolge mansioni anche nell’ambito della comunicazione interna, tra cui:

• Redazione di e-mail di promemoria circa eventi ed iniziative aziendali;
• Preparazione di materiale informativo per i dipendenti (carta dei valori aziendali, per esempio);
• Organizzazione di sessioni di brainstorming o di incontri formativi tra i dipendenti;
• Gestione dei contenuti del blog aziendale o dell’house organ interno

La comunicazione interna viene spesso effettuata sotto la direzione o in collaborazione con il dipartimento delle risorse umane.

Competenze richieste per lavorare nell’area comunicazione di un’azienda

Lavorare nel settore della comunicazione aziendale richiede un mix di competenze, indipendentemente dall’area su cui alla fine sceglierai di specializzarti. Alcune delle skills più importanti includono:

• Saper scrivere;
• Saper parlare in pubblico;
• Capacità di raccolta, analisi e presentazione dei dati;
• Conoscenza delle nuove tecnologie;
• Capacità di ricerca e di pensiero critico

Capacità di scrittura

In un reparto di comunicazione, la scrittura di testi rappresenta una parte molto importante della giornata lavorativa di un dipendente. Le risorse potrebbero ricevere incarichi per la preparazione di in vari formati, da e-mail di promemoria, a post e articoli di blog, a testi per siti Web oppure post sui social media, testi per materiale cartaceo e tanto altro ancora. Per svolgere bene questo lavoro, è necessario affinare capacità di scrittura, acquisendo competenze sia nell’ambito del content marketing che in quello del web copywriting.

Capacità di public speaking

Le capacità di public speaking sono diventate sempre più importanti negli ultimi anni. Le aziende si aspettano che i professionisti della comunicazione siano in grado di interfacciarsi con il pubblico e con i giornalisti, nonché con i colleghi e con i manager aziendali. La capacità di presentare in modo chiaro e sicuro le proprie idee e informazioni, fisicamente o tramite l’ausilio della tecnologia (come un video o un webinar), può innalzare notevolmente la qualità della comunicazione aziendale.

Capacità di raccolta, analisi e presentazione dei dati

Non c’è alcuna epoca storica in cui le aziende abbiano raccolto così tanti dati quanto quella moderna. Il dato è, forse, l’elemento più importante attorno a cui ruotano non soltanto le strategie di comunicazione ma anche quelle di business delle aziende, ad ogni livello. I moderni professionisti della comunicazione devono essere abili nell’interpretare i dati da una varietà di fonti, comunicare con quei dati ed utilizzarli per raccontare storie avvincenti attraverso lo storytelling oppure tramite il giornalismo d’impresa.

Ricerca e pensiero critico

La capacità di condurre ricerche e, cosa ancora più importante, di valutare criticamente le risorse, è una parte essenziale di molti ruoli di comunicazione. In un periodo storico in cui il materiale informativo a disposizione è veramente sconfinato, è fondamentale acquisire dimestichezza con l’analisi delle fonti

Abilità tecniche

I progressi tecnologici stanno plasmando il campo delle comunicazioni tanto quanto qualsiasi altro settore. Alcune delle tendenze tecnologiche più importanti che stanno già influenzando ed influenzeranno anche in futuro le comunicazioni aziendali sono i chatbot, la blockchain, realtà virtuale e assistenti personali artificiali.

Non si può non fare i conti con le evoluzioni nel campo dell’apprendimento automatico e dell’intelligenza artificiale le quali minacciano di automatizzare molti ruoli. Sviluppare capacità tecniche in questo settore può consentire di rimanere competitivi in questa nuovo scenario.

Leggi anche: definizione e caratteristiche della comunicazione interna aziendale.

Carmine Roca

Sono un Copywriter Freelance e Consulente SEO. Aiuto le aziende a raggiungere i loro target attraverso testi di qualità, sia sui canali digitali che tradizionali, ma soprattutto sui motori di ricerca.